un (01) Secrétaire Administratif |
|
|
||||||||||
International Rescue Committee (IRC) a été fondé en 1933. IRC est une agence humanitaire sans but lucratif, non sectaire et qui apporte une assistance aux personnes déplacées, aux réfugiés et aux personnes victimes de conflits et d'oppression. Il souscrit aux idéaux de la liberté et de la dignité humaine.
Dans le cadre du renforcement des capacités de son service ressources humaines, l'IRC recrute un (01) Secrétaire Administratif.
Généralités du poste
Le Secrétaire-Administratif travaille en étroite collaboration avec l'Assistante Admin/HR Manager et l'Officier RH sur toutes les questions administratives liées à la coordination entre les services et/ou les bases. Supervisé par l'Assistante Administrative et le Manager Admin / RH, il / elle gère le système de communication et le secrétariat et sert de liaison avec les bases.
A ce titre, Il/elle :
· Organise et coordonne la transmission et la rédaction des informations du service Admin et Ressources Humaines,
· Traite, exploite, suit une partie des informations du service (correspondance courante, affaires spécifiques),
· Réceptionne le courrier et organise les rendez-vous avec l'extérieur,
· Reçoit et filtre les communications téléphoniques à destination du CD, du Manager et des autres services,
· Etablit un contact direct avec le Manager Administratif et Ressources Humaines, l'Assistante Administrative et Ressources Humaines et les agents de ménage,
· Gère simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses (téléphone, visites) du bureau IRC, de l'extérieur et/ou du Manager Admin/RH et de la DAO,
· Gère les mails pouch et s'assure de leur bonne distribution dans les différents services,
· Mise à jour des bordereaux de paiement des dépenses administratives et RH,
· Réception des factures et suivi des demandes de paiement jusqu'à leur règlement,
· Assure la reprographie des documents à la demande de ses superviseurs,
· Assiste l'Assistante du Manager Admin/ RH dans ses tâches quotidiennes de gestion du bureau,
· Suivre avec l'Assistante du Manager Administratif/RH, les demandes de renouvellement de visa,
· Suivre avec le Manager de l'administration et des RH, l'Assistante du Manager Admin / RH et l'Assistant Administratif la venue de visiteurs, notamment où les loger. Veiller à ce que les installations de l'hôtel (savons, serviettes ...) soient disponibles pour eux;
· Maintenir à jour le calendrier des vols dans et hors de la Côte d'Ivoire. Ce calendrier doit être mis à jour de façon hebdomadaire;
· Assister l'Assistante Manager Admin / RH dans la réservation des vols et les demandes d'achat de billets pour IRC CI ;
· Préparer et compiler tous les comptes rendu de réunions hebdomadaires du département Administratif et Ressources Humaines,
· Préparer la réquisition d'achat pour acquérir ces matières;
· Effectuer toute autre tâche qui peut être requis et en conformité avec les politiques de l'IRC
QUALIFICATIONS
- Diplôme de Bac + 2/3 en Secrétariat ou en Administration,
- Expérience de plus de 2 ans dans une ONG,
- Un bon niveau en anglais serait un plus très apprécié
- Bonnes aptitudes en communication écrite et Orale avec une bonne connaissance des logiciels informatiques standards (World, Excel),
- Bonne présentation
- Aptitude à travailler sous stress et à gérer plusieurs tâches à la fois,
- Faire preuve de flexibilité et être à même de répondre à des impératifs et instructions de son superviseur pour les besoins du service
Lieu d'Affectation : Abidjan
Type de contrat : Local
Candidatures :
Un dossier mentionnant le titre du poste à pourvoir et comprenant CV au moins 03 références, une lettre de motivation et prétentions salariales aux adresses suivantes au plus tard le 20 Février 2012 à 16H.
Dossiers Physiques :
A Abidjan : Il Plateaux, 7 ième Tranche - LOT 3060 IL.253, Abidjan, Cote d'Ivoire
Tél: +225 22 52 30 50
A Yamoussoukro : Quartier Habitat face au lacs aux caïmans, non loin de la Cathédrale St Augustin. Tél : 225 30 64 39 71.
A Man : Quartier Domoraud (En face de UNICEF) Tel/Fax: 33 79 18 65
Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s pour le shortlist seront contacté(e)s.
Consultez les détails de l'offre ci-dessus pour postuler.
